Obwohl es sich um eine der ältesten Formen der digitalen Kommunikation handelt, ist die E-Mail nach wie vor unverzichtbar – von persönlichen Gesprächen bis hin zu Geschäftsvorgängen. Aber wie kommt eine E-Mail eigentlich vom Absender zum Empfänger – durch eine Kette von Mailservern und Routingsystemen? In diesem Leitfaden erläutern wir die einzelnen Schritte der E-Mail-Kommunikation hinter den Kulissen – von dem Moment, in dem Sie auf “Senden” klicken, bis zu dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail den Posteingang erreicht.

1. Verfassen und Versenden der E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail mit einem E-Mail-Client (z. B. Outlook, Thunderbird oder einer Webmail-Oberfläche) verfassen, beginnt der Prozess damit, dass Ihr Gerät die Nachricht formatiert – einschließlich Absender, Empfänger, Betreff, Text und eventueller Anhänge.

Sobald Sie auf “Senden” klicken, leitet Ihr E-Mail-Client die Nachricht an einen Postausgangsserver weiter, in der Regel über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

2. SMTP-Server verarbeitet die Anfrage

Die E-Mail wird an Ihren SMTP-Server weitergeleitet, der wie ein digitales Postamt funktioniert. Er liest die Domäne des Empfängers (den Teil nach dem @-Zeichen) und verwendet DNS (Domain Name System), um die richtigen MX-Einträge (Mail Exchange) für den Zielserver zu finden.

Damit weiß Ihr Server, wohin er die Nachricht zustellen soll.

3. Relaying und Routing

In vielen Fällen leitet Ihr SMTP-Server die E-Mail an einen anderen SMTP-Server in der Nähe des Empfängers weiter, insbesondere wenn Sie verschiedene E-Mail-Anbieter nutzen. Diese Weiterleitungen sind schnell und für den Benutzer unsichtbar, beinhalten aber Routing-Logik, Spam-Prüfungen und manchmal Greylisting.

Während dieses Prozesses kann die Nachricht gescannt, in eine Warteschlange gestellt oder aufgrund von Serverauslastung oder Sicherheitsregeln vorübergehend verzögert werden.

4. Zustellung an den Mailserver des Empfängers

Sobald der Mailserver des Empfängers die E-Mail erhält, überprüft er die Nachricht anhand seiner eigenen Spamfilter, Sicherheitsrichtlinien und Benutzereinstellungen. Wenn die E-Mail alle Prüfungen besteht, wird sie in der Mailbox des Benutzers auf dem Server gespeichert.

Die E-Mail bleibt auf dem Server, bis der Empfänger seinen E-Mail-Client oder seine App öffnet.

5. Abrufen der E-Mail (POP3 oder IMAP)

Um die E-Mail zu lesen, stellt das Gerät des Empfängers entweder eine Verbindung zum E-Mail-Server her:

  • POP3 (Post Office Protocol v3): Lädt die E-Mail herunter und löscht sie (normalerweise) vom Server.
  • IMAP (Internet Message Access Protocol): Synchronisierung von Nachrichten und Ordnern zwischen dem Server und dem Gerät, ideal für den Zugriff von mehreren Geräten aus.

Die meisten modernen Clients verwenden IMAP für mehr Flexibilität und Echtzeit-Synchronisierung.

6. Anzeige der Nachricht

Schließlich wird die E-Mail im Client des Empfängers angezeigt – einschließlich Formatierung, HTML, Bilder und Anhänge. An diesem Punkt verhält sie sich wie jede andere digitale Nachricht.

Hinter den Kulissen kann sie Metadaten wie Kopfzeilen, IP-Pfade, DKIM/DMARC/SPF-Validierungen und mehr enthalten.

Zusammenfassung: E-Mail-Zustellungsablauf

  • Der Benutzer verfasst und sendet die E-Mail.
  • Der SMTP-Server verarbeitet die Nachricht.
  • DNS/MX-Einträge werden überprüft, um den Server des Empfängers zu finden.
  • Die E-Mail wird weitergeleitet, möglicherweise weitergeleitet und zugestellt.
  • Sie wird in der Mailbox des Empfängers gespeichert.
  • Abruf über IMAP oder POP3.
  • Dem Endbenutzer wird sie angezeigt.
  • Fazit

E-Mail mag oberflächlich betrachtet einfach erscheinen, aber sie beruht auf mehreren komplexen Systemen, die zusammenarbeiten – SMTP, DNS, Mail-Relays, Filter und Abrufprotokolle. Das Verständnis dieser Schritte hilft Ihnen, Probleme zu beheben, die Zustellbarkeit zu optimieren und die zugrundeliegende Technologie der täglichen Kommunikation zu schätzen.